10 وصايا للمديرين لإدارة الوقت بفاعلية كبيرة، يشعر الناس بشكل عام، والمديرين بشكل خاص في هذه الأيام بضيق محاولة موازنة عبء العمل الزائد في العمل، ومليون من الأولويات الشخصية في المنزل. يتضاعف هذا التحميل الزائد من خلال التدفق المستمر للأخبار والمعلومات من مواقع الويب والمدونات وموجز الأخبار ومواقع الشبكات الاجتماعية. لذلك كان لِزاماً علينا إخبارك بكيفية إدارة الوقت بشكل فعال من خلال هذا المقال، تابع معي.
كيفية إدارة الوقت بفاعلية
هل تغرق في بحر من المهام؟ هل صندوق الوارد الخاص بك يخرج عن نطاق السيطرة؟ فيما يلي وصاياى العشر للإدارة الفعالة للوقت لمساعدتك على ترويض قائمة المهام الخاصة بك واستعادة حياتك.
نوصي بهذا المقال: مشكلة الرهاب الإجتماعي وعلاجها
1. قم بعمل قائمة
ابدأ بالجلوس، وكتابة قائمة بكل ما لديك على صحنك. افصل المشاريع عن المهام السريعة، وصنف قائمتك حسب ما إذا كانت المهام للمنزل أو العمل. تأكد من إدراج كل شيء في القائمة (القوائم) في مكان ما.
2. تخلص من الأشياء السيئة أولًا
وضع علامة على الأشياء التي تعرف أنك لا تريد القيام بها، أو أنه من المحتمل أن تؤجل، وتهتم بواحد أو اثنين من هذه العناصر في بداية كل يوم. ابدأ بهذه النوعية من المهام وأتم إنجازها، ستشعر بعد ذلك بتحسن في بقية يومك، وسيعطيك الكثير من الرغبة والإقبال على باقي المهام بكثير من الحيوية.
3. تخصيص وقت للمشاريع المهمة
لا تدع المهام العاجلة تطغى على المهام المهمة في كل مرة. بينما يصبح كل شيء عاجلاً إذا قمت بتأجيله لفترة كافية، فإن جودة عملك تتأثر إذا كنت تعمل دائمًا في وضع الأزمة. اجعل طول الكتل في التقويم الخاص بك من ساعة إلى ساعتين؛ حيث ستركز على مشروع أكبر محدد دون مقاطعة، فالمهام العاجلة المتكررة بشكل يومي أكبر مساهم في إضاعة الوقت، وبذلك تتيه المهام الطويلة والأهداف في رُزنامة الروتين اليومي.
اخترنا لك: داء التسويف وعلاجه في 5 خطوات
4. أعد كتابة قائمة المهام الخاصة بك كل أسبوع
من الممكن أن يبدو لك هذا غير فعال أو أمر غير ضروري، ولكن كتابة مهامك كل أسبوع بدلاً من نقلها من الأسبوع السابق سيُظهر لك الأشياء التي فشلت في إكمالها. إذا كنت قد حملت شيئًا أكثر من مرتين، فسيبدأ في إزعاجك، وستكون أكثر حماسًا لإزالته من القائمة. يجب وضع علامة على أى شيء تم دفعه للخارج أكثر من مرتين كمهمة سيئة. تعد هذه الطريقة فعالة لتتبع مدى إنجازك لمهامك، ومعرفة إلى أى نقطة وصلت في تحقيق أهدافك.
اطلع على: كيفية التعامل مع الوقت بخطوات بسيطة ومجربة
5. تتبع العناصر المفوضة
إذا سلمت شيئًا إلى شخص آخر، أو فوضت مهمة ما لاحد العاملين احتفظ به في القائمة، ولكن ضع علامة عليه باسم الشخص الذي يعمل عليه، ومتى تتوقع اكتماله. تحقق مرة واحدة في الأسبوع للحصول على تحديث التقدم.
6. لون رمز التقويم الخاص بك
قم بإنشاء لون للمشاريع (أو حتى لون منفصل لكل مشروع إذا كان لديك عدة ألوان)، ولون آخر لمهام إدارة الموظفين مثل اجتماعات الأهداف. احصل على لون منفصل للعمل المواجه للعملاء بالإضافة إلى اجتماعات الإدارة. سيساعدك الترميز اللوني لتقويمك على رؤية أين يذهب وقتك بصريًا، وضبط مقدار الوقت الذي تخصصه لكل جانب من جوانب وظيفتك.
7. التخلّص من المهام بلا قيمة
مع بداية كل أسبوع، عندما تعيد كتابة قائمتك، اسأل نفسك عن القيمة التي تجلبها كل مهمة إلى فريقك ومنظمتك. إذا لم تضيف المهمة أى قيمة، فقم بإزالتها من القائمة. ضع في اعتبارك قيمة أى مهمة أو هدف قبل إضافته إلى القائمة.
8. توحيد الأنشطة المتشابهة
إذا كان لديك 10 مكالمات هاتفية عليك إجراؤها خلال اليوم، خصص ساعة (أو ساعتين) لإجراء هذه المكالمات كلها مرة واحدة، حتى لا تتشتت وبذلك تتجنب ما يعرف بتعدد المهام في نفس الوقت multitasking، مما يفقدك التركيز وعدم القدرة على استغلال الوقت المتاح لإنهاء المهام.
9. إلغاء الاجتماعات
راجع قائمة الاجتماعات الخاصة بك على أساس منتظم، واطلع على الاجتماعات التي يمكن حذفها من خلال استخدام تحديثات البريد الإلكتروني، أو تطبيقات التكنولوجيا الأخرى. قد تكون بعض الاجتماعات مهمة وقيمة، ولكن البعض الآخر مجرد منتديات للتحديثات.
10. اخذ فترات راحة وتناول الغداء
الأكل وأخذ فترات راحة تجعلك أكثر كفاءة، وليس أقل. إذا وجدت نفسك تكافح من أجل شيء يجب أن يكون سهلاً، أو تقرأ نفس السطور على الصفحة مرارًا وتكرارًا، قم وتجول في المبنى أو تناول فنجانًا من القهوة. قد تجد أن أفضل الحلول تأتي إليك عندما تبتعد عن المشكلة. الأمر هنا ليس مقتصر عليك فقط بل على المنظمة التي تديرها ككل، كمدير فعال حدد فترات راحة للجميع لتجديد النشاط.
نُرشح لك: 7 طرق لتنمية الحب في حياتك
التشبيه الأكثر شيوعًا لإدارة الوقت هو التلاعب. يحاول الناس إلى الأبد "إبقاء الكرات في الهواء". نظرًا للتوتر الذي يسببه هذا النوع من النشاط، قد تشعر وكأنك تستخدم المناشير أو السكاكين بدلاً من ذلك. يمكن أن يكون الحصول على قائمة مهامك تحت السيطرة خطوة هائلة نحو خفض مستوى التوتر لديك، وتحسين فعاليتك كمدير. لا يمكنك أن تأمل في إدارة الآخرين إذا كنت لا تستطيع إدارة نفسك.
مقالات دينية - مقالات طبية - مقالات نفسية - مقالات اجتماعية - مقالات تنمية ذاتية - مقالات تقنية - مقالات علمية - مقالات مالية