الإنتاجية هي مرآة الوقت، بحيث كلما زادت انتاجيتك كلما شعرت أنك تملك وقتًا أكبر، نحن نعيش في عصر يتسم بالسرعة والمشتتات وضغط الأعمال، مما يجعلنا عرضة لآفة تعدد المهام والتشتت وتسرب الوقت لمتاح لنا؛ بسبب التقدم التكنولوجي الرهيب وسهولة الوصول لك والتأثير عليك مما يُضعف التركيز،ويجعلك غير قادر خلق بيئة عمل فعالة.
 |
| زيادة الإنتاجية |
يبدو أن الأيام تلتهمها الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات. أعلم أنني لست وحدي عندما ينتهي يوم العمل ولم أنجز ما يكفي من قائمة المهام الخاصة بي. فهل هناك بعض الخطوات التي يمكنني اتخاذها لزيادة إنتاجيتي؟.
أفضل النصائح لزيادة الإنتاجية
الوقت هو أغلى الأشياء التي يمتلكها الإنسان في هذه الحياة، لذلك يلزمنا دائمًا مراقبته وتحسين عملية إدارة الوقت لدينا، ولن تجد أخي القارئ أي من الأشخاص الناجحين إلا وقد استغل وقته بالشكل الأمثل، وتمرس في ضبطه بأفضل طريقة تتناسب مع مهامه ومتطلباته اليومية. وعلى النقيض، لا تجد شخصًا غير ناجح إلا وقد حدث خلل في استغلال وقته بالطريقة المثلى التي تتناسب معه، ويبقى معدل الإنتاجية هو الصورة التي توضح كيفية تعاملنا مع الوقت خلال اليوم، ومن هنا نستعرض لك خلال السطور التالية أهم 5 نصائح لزيادة إنتاجيتك والعمل بكفاءة وفعالية أكبر خلال الوقت المتاح لك.
نقترح لك: أفضل 9 طرق للتعامل مع شخص لا يحبك بدون سبب
1. تعرف على نفسك
تعتبر هذه الطريقة النقطة الأهم التي تنطلق منها لأسلوب فعال يزيد من الإنتاجية خلال اليوم، نحن كبشر ذات طبائع مختلفة، بحيث البعض منا يمكنه التعلم من خلال المرئيات، والبعض الآخر يتعلم عن طريق الاستماع، أيضًا فيما يتعلق بالإنتاجية و أداء المهام خلال يومنا يحدث نفس الشيء، حيث يمكن للبعض إنجاز الأعمال والمهام خلال الساعات الأولى من اليوم، وتكون ساعات الصباح هي الأكثر إنتاجية، في حين أن البعض الآخر قد يستغرق بعض الوقت للانطلاق.
لذلك ننصح هنا بالتعرف على نفسك ويومك، ومتابعة وقتك أثناء اليوم، وتسجيل الأوقات التي تشعر بها بالنشاط والطاقة، وتتميز خلالها بالتركيز والهمة العالية، بأن تقوم بتحليل الأيام والأوقات التي تشعر فيها بالتحسن والانتباه إليها، وعندما تشعر بالإنتاجية والفعالية، ومن ثم جدولة مهامك الصعبة والثقيلة خلال هذه الأوقات.
إذا كنت رائد أعمال أو مدير، شجع موظفيك على فعل الشيء نفسه. كن قائدًا ناجحًا لفريق العمل الذي تقوده، فقد قم بجدولة المكالمات أو الاجتماعات أو المهام خارج المكتب لإنجازها خلال ساعات اليوم التي تعاني فيها، واحتفظ بأهم مهامك للساعات التي تثق بتأديتها بكامل تركيزك وطاقتك.
2. اتبع سياسة التفويض في عملك
هنا نتحدث عن نصيحة تجعلك قائدًا ناجحًا أو رائد أعمال ناجح في وقت أقل، حقيقةً التفويض أمر في غاية الأهمية في سياسة العمل التي تتبناها، وهذا يرجع لفوائد التفويض التي لا غنى عنها لإنجاز مهام أكثر في وقت أقل، والوصول بشكل أسرع لأهدافك التي تطمح إليه. بدون تفويض، ستصبح الأمر مرهقًا بشكل كبير مع إنتاجية أقل وكفاءة أقل، لذلك قم بتفويض أي شيء وكل ما تستطيع، فهذا يحررك للقيام بما يهمك أكثر.
نوصي بـ: 5 أشياء يمكن للمديرين تعلمها من موظفيهم
يعد التفويض والثقة حقًا يسيران جنبًا إلى جنب، يجب أن تثق في الأشخاص الذين تعمل معهم أو لن تتمكن أبدًا من تفويضهم، عندما تفوض المهام إلى الأفراد في مجموعة العمل لديك، فإنك تمنحهم الثقة مما ينعكس ايجابيًا على سير العمل ويؤدي إلى زيادة الإنتاجية وبكفاءة وفعالية عالية. الجزء المهم الآخر من التفويض هو أن تتذكر أنه لا يعني أنك تتجاهل مسؤولياتك، هذا يعني أنك تقوم بتمكين فريقك للقيام بما وظفتهم للقيام به، مما يزيد الإنتاجية ويرفع معدلات الإنجاز لديك.
3. قم بجدولة اجتماعات أقصر
لا حرج في تحديد موعد اجتماع لمدة 15 إلى 20 دقيقة، سيؤدي ذلك إلى الحصول على وقت استجابة سريع، ومن ثم وقت محادثات أقل داخل الاجتماع، ومساعدة في الحفاظ على الاجتماع في المسار الصحيح والانتهاء كما هو مقررله.
قم بإرسال قائمة بعناصر العمل؛ التي سيتم عرضها خلال الاجتماع مسبقًا، حتى تتكون خلفية لدى الحاضرين عن المواضيع المتناولة في المقابلة، فهذا يوفر الكثير من الوقت المهدر خلال اللقاءات، ويمكنك بدلاً من ذلك الانتقال مباشرة إلى الإجابة على الأسئلة وتقديم الملاحظات.
تأكد قبل القيام بالاجتماع من أنه ضروري، وأن الأمر يستدعي ذلك، فإذا كان الأمر يمكن تحقيقه بواسطة رسائل البريد الإلكتروني أو مكالمة هاتفية، فلنتجنب تعطيل سير العمل، وتضييع الوقت في الاجتماعات.
قد يهمك أيضًا: 10 وصايا للمديرين لإدارة الوقت بفاعلية
4. توقف عن تعدد المهام
يعد من أسوء ما يقوم به الإنسان في حياته عمومًا هو تعدد المهام، لأنه خدعة كبيرة يتعرض لها الشخص كثيرًا، فالفرد منا يعتقد أنه ينجز أكثر من خلال اتباع أسلوب مهام أكثر في نفس الوقت، ولكن الحقيقة تكون أنه تعرض لحالة من التشتت بين الأعمال والمهام دون إنجاز أيًا منها، وحدوث تشويش داخل الدماغ مما يفقدك التركيز.
التبديل بين المهام يكلفنا الوقت والطاقة، يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى حدوث فوضى على مكتبك، وعلى شاشتك، وفي عقلك. مع إطلاق دماغك في عدة اتجاهات، قد يكون من الصعب بدء مهمة فعليًا ورؤيتها حتى النهاية.
- قم بتقسيم يومك إلى أوقات متفرقة.
- اجعل كل مهمة من المهام المنوط بها داخل وقت معين.
- اجعل لكل مهمة إطار زمني تلتزم به.
- ضع الفواصل بين المهام، بحيث أن تجعل لك بعض الوقت بين المهمة والأخرى. على سبيل المثال، انهض وتجول، اخرج، تناول القهوة، واتصل بأحد أحبائك.
- تعمل خمس دقائق فقط على إنعاشك بما يكفي بحيث يمكنك البدء في مشروع جديد مع التركيز والطاقة.
5. العمل دون اتصال
تعد هذه الطريقة من أهم الطرق لزيادة إنتاجيتك والعمل بكفاءة وفعالية أكبر، قم بإيقاف تشغيل الإنترنت الخاص بك، أو الخروج من الشبكة، اعزل نفسك عن عالم الاتصالات الذي يُحيط بك من كل جانب. امنح نفسك الوقت والمساحة لإنجاز ذلك، سيسمح هذا لعقلك بالتركيز على المهمة الحالية دون مقاطعة المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والإشعارات والمزيد.
حدد هذا الوقت في يومك بانتظام، حيث اجعل وقت العزلة وقت محدد خلال اليوم، وضع له إطار زمني تعمل خلاله دون اتصال أو ربط بهاتفك أو شبكة الواي فاي الخاصة بك، ومن ثم جدول هذا الوقت في يومياتك حتى لا تعصف به مهامك اليومية.
ختامًا، لقد عرضنا لكم بعض الطرق والنصائح من أجل زيادة الإنتاجية والعمل بكفاءة أكبر وفعالية عالية، وتحسين استغلال أوقاتنا خلال اليوم، ومع تبني هذه الحيل والطرق في أداء مهامنا اليومية أو الشهرية أو السنوية، وجعلها عادات على المدى الطويل، يمكننا إخراج النسخة الأفضل من حياتنا التي نعيشها لمرة واحدة على هذه الأرض.
دعمكم لنا يسعدنا ويجعلنا نقدم المزيد، لو قدرت أضيف لك أي معلومة أرجو المتابعة